Schluss mit vielfältigen Praktiken: Wie ein sich internationalisierendes Materiallabor seine Probenkennzeichnung automatisiert hat

Ein sich internationalisierendes und schnell wachsendes Materiallabor stand vor einem bekannten Wachstumsproblem. In den verschiedenen Niederlassungen des Unternehmens auf der ganzen Welt wurden völlig unterschiedliche Methoden zur Kennzeichnung wichtiger Baustoffproben verwendet. Einige Mitarbeiter schrieben Informationen handschriftlich mit Markern, andere tippten die Beschriftungen mit Dymos oder ähnlichen Etikettendruckern und deren Software ein. Als die Anzahl der Proben auf Hunderte pro Tag und Niederlassung anstieg, machte sich die manuelle Arbeit im Alltag bemerkbar. Unklare und unvollständige Kennzeichnungen führten zu Verwechslungen, verlangsamten die Analyse und verursachten unnötige zusätzliche Arbeit.

Das Ziel war klar: Die Kennzeichnungsmethoden mussten vereinheitlicht werden, sodass alle notwendigen Informationen und Projekt-QR-Codes automatisch direkt aus dem LIMS-System des Unternehmens gedruckt werden konnten. Darüber hinaus wurde Flexibilität beim Druck erwartet, da zukünftige Anforderungen bekannt waren. Es bestand auch die Notwendigkeit, auf Etiketten unterschiedlicher Größe zu drucken, ohne ständig das Material wechseln zu müssen.

Wir nahmen uns des Problems an, indem wir die Datenübertragung automatisierten und unnötige Zwischenschritte eliminierten. Das LIMS-System wurde so programmiert, dass es im Hintergrund eine einfache CSV-Übertragungsdatei mit den erforderlichen Probendaten erstellt. Das Integrationswerkzeug von Kroko Autoprint überwacht einen lokalen Ordner, greift sofort eine neue Datei ab, wählt automatisch die richtige Etikettenvorlage und startet den Druck.

Der Kunde pilotierte und überprüfte die Einstellungen zuerst in einer Niederlassung, die sie bereits in der folgenden Woche mit anderen Niederlassungen teilen konnten. Damit das neue System auch in Zukunft einfach zu warten und zu verbreiten ist, haben wir ein eigenes, maßgeschneidertes Installationspaket für sie erstellt. Damit erhielt jede Niederlassung auf einmal exakt die gleichen Einstellungen und Etikettenvorlagen.

Heute ist der Laboralltag wesentlich reibungsloser. Manuelles Eintippen und die Beschriftung sind für alle mühelos. Wenn die Methoden zur Probenkennzeichnung einheitlich sind, ist es für alle Mitarbeiter auch einfach, die benötigten Informationen auf vertrauten und klaren Etiketten zu finden. Sie erledigen ihre Arbeit im bekannten LIMS-System, und die mit Barcodes versehenen, völlig einheitlichen Etiketten werden automatisch in der richtigen Größe ausgegeben.

Das Risiko menschlicher Fehler wurde auf ein Minimum reduziert, da niemand mehr versuchen muss, die Handschrift eines anderen zu interpretieren. Auch die Systemadministratoren sind zufrieden: Wenn Änderungen an den Etikettenvorlagen vorgenommen werden müssen, können sie diese bequem selbst mit dem benutzerfreundlichen Etiketteneditor vornehmen. So bleiben eine einheitliche Qualität und ein professionelles Erscheinungsbild mühelos in der gesamten Organisation erhalten.